ارسال تقویم اجرایی مربوط به میهمانی و انتقال دانشجویان

با احترام و ضمن تبریک سالروز آزادسازی خرمشهر و روز مقاومت، ایثار و پیروزی و با عنایت به مجوز شماره 22/166224/180 مورخ 95/09/22مرکز برنامه ریزی منابع انسانی و فناوری اطلاعات وزارت آموزش وپرورش و با استناد به شیوه نامه میهمانی و انتقال به شماره 500/10230/50000/د مورخ 93/10/16(پیوست)، تقویم اجرایی میهمانی و انتقال دانشجویان برای نیمسال اول و دوم سال تحصیلی 97-96 به شرح ذیل ابلاغ می شود:

خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به ثبت زمان درخواست میهمانی و انتقال فردی/گروهی در سامانه گلستان برای دانشجویان دوره های کارشناسی ناپیوسته و کارشناسی پیوسته طبق جدول ذیل اطلاع رسانی لازم صورت پذیرد.

 

ضمناً با راه اندازی بخش دانشجویی سامانه گلستان به درخواست های خارج از سامانه ترتیب اثر داده نمی شود و با پایان زمان تعیین شده، دسترسی به سامانه جهت ثبت درخواست میهمانی/انتقال بسته خواهد شد بنابراین ضروری است استان ها موارد ذیل را رعایت نمایند:

1.  زمان شروع ثبت درخواست های میهمانی و انتقال را با استفاده از ابزارهای مناسب (سایت، تابلوهای آموزشی در کلیه ی پردیس ها و مراکز آموزش عالی) به اطلاع دانشجویان برسانند.
2. کارگروهی از معاون توسعه منابع و امور دانشجویی، معاون آموزشی، کارشناس مسئول/کارشناس دانشجویی، کارشناس مسئول/کارشناس آموزشی و مدیر گروه مربوط به رشته متقاضی در پردیس مبدأ/مقصد جهت رسیدگی به درخواست دانشجویان (ازلحاظ رعایت شیوه نامه میهمانی و انتقال دانشجویان و آیین نامه های آموزشی در استان مبدأ/مقصد و بررسی وضعیت رفاهی-خوابگاهی و امکان اخذ واحدهای درسی برای دو نیمسال) تشکیل دهند؛

2-1-وظایف کارگروه:

الف- تکمیل فرم اطلاعات جامع دانشجویان متقاضی میهمانی و انتقال بر اساس مدارک ارائه شده از سوی دانشجو توسط حوزه امور دانشجویی در مبدأ و بررسی فرم تکمیل شده در مقصد؛

 ب- تکمیل فرم مدیر گروه در مبدأ و مقصد (پیوست)؛

ج- تشکیل جلسه ای در این خصوص در پردیس ها و تدوین صورت جلسه مربوطه با تعیین نتیجه و علت موافقت/مخالفت با درخواست دانشجو؛

د- درج نتیجه نهایی در فرم اطلاعات جامع فوق و ارائه به کاربر دانشجویی سامانه (کاربر استانی) جهت ثبت نتیجه در سامانه گلستان؛

ه- ارسال اطلاعات دانشجویان تأییدشده در جلسه فوق (فرم های بالا) از طریق اتوماسیون اداری در بازه زمانی تعیین شده به استان مربوطه.

تبصره: در سال های آینده با راه اندازی کامل بخش میهمانی/انتقال سامانه گلستان این بررسی به صورت سامانه ای انجام خواهد شد.

درصورتی که دانشجوی متقاضی، دارای شرایط خاصی است که مشمول اولویت های شیوه نامه نباشد، درخواست نامبرده پس از تأیید در کارگروه فوق الذکر در شورای بررسی موارد خاص مدیریت امور پردیس های استانی، بررسی شود.

1. هرگونه مکاتبات اداری و ارائه گواهی برای دانشجویان میهمان (به استثنای گواهی اشتغال به تحصیل در نیمسالی که دانشجو میهمان مقصد است) فقط از طریق استان/پردیس مبدأ صادر شود.
2. هر نوع مکاتبه با سایر استان ها در خصوص اعمال محدودیت در میهمانی، درخواست میهمانی گروهی، لغو میهمانی گروهی و ... منوط به کسب مجوز از حوزه معاونت دانشجویی سازمان مرکزی است.
3. در خصوص فرایند دانش آموختگی دانشجویان پیوسته که به سایر پردیس ها انتقال یافته اند، وجود مجوز انتقالی از طرف معاونت دانشجویی الزامی است؛ در صورت نداشتن مجوز مذکور، صدور گواهی دانش آموختگی آن ها در پردیس مبدأ انجام می گیرد و صدور آن در پردیس مقصد تخلف اداری محسوب می شود.

 

1. میهمانی/انتقال گروهی:

1-7 – ضروری است جهت دریافت مجوز میهمانی/ انتقال گروهی، درخواست گروهی دانشجویان به وسیله استان های مبدأ/مقصد، طبق جدول زمانی به معاونت دانشجویی ارسال شود؛

2-7- در خصوص درخواست میهمانی و انتقال گروهی، ثبت درخواست دانشجو به صورت فردی در سامانه (از 5 الی 31 خردادماه) الزامی است؛

3-7-کارشناسان استان/پردیس مبدأ هماهنگی و پیگیری های لازم را در خصوص فرایند میهمانی و انتقال گروهی با حوزه معاونت دانشجویی و استان مقصد داشته باشند؛

4-7- معاونت دانشجویی پس از بررسی درخواست میهمانی گروهی استان ها و با کسب نظر معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی در خصوص رعایت مفاد آیین نامه آموزشی، مجوزهای لازم جهت انجام میهمانی/انتقال گروهی را صادر خواهد نمود.

 

1. وظایف متقاضی:

1-8- دانشجو بایستی در موعد اعلام شده، بااطلاع کامل از شرایط شیوه نامه میهمانی و انتقال و ضوابط دانشگاه مقصد، درخواست خود را مشخصاً (2 نیم سال، تمدید میهمانی، میهمانی دائم و انتقال با کسب مجوز از معاونت دانشجویی) در بخش میهمانی سامانه گلستان ثبت نماید

2-8- مستندات خود را بر اساس جدول 3 شیوه نامه (به صورت فیزیکی) به حوزه امور دانشجویی پردیس/مرکز مبدأ جهت بایگانی در پرونده ارائه نماید؛

3-8- دانشجوی متقاضی میهمانی و انتقال مسئول صحت اطلاعات ارائه شده در خصوص شرایط خاص خود، خواهد بود و در صورت احراز نشدن هر یک از اطلاعات ارائه شده تقاضا از وضعیت بررسی خارج خواهد شد.

 

9- به منظور تهیه گزارش تحلیلی از روند میهمانی و انتقال دانشجویان، فرم اطلاعات جامع دانشجویان (پیوست) به صورت تایپ شده تا پایان وقت اداری روز چهارشنبه 96/06/15به این حوزه ارسال شود.

10-لیست اسامی دانشجویان خروجی از استان (پیوست) پس از تکمیل در پردیس با تأیید مدیریت امور پردیس های استانی و مدیرکل آموزش وپرورش استان سهمیه خدمتی دانشجو در پرونده دانشجو بایگانی شود.

11-با فرارسیدن موعد اعلام شده، دسترسی برای کاربر استانی سامانه (که طی نامه های شماره 500/14358/50000/د مورخ 95/10/4و 500/74/50000 مورخ 96/01/16از استان ها استعلام و تکمیل شده است) ارائه می شود، کاربر استانی پس از ورود به سامانه رمز عبور خود را به شرح زیر تغییر دهد.

- نام کاربری: شماره ملی

- رمز عبور: (حرف اول نام خانوادگی + 123456)